Jak wygląda podmiana rachunku w praktyce
Schemat zaczyna się zwykle od włamania na skrzynkę dostawcy albo na skrzynkę osoby z Twojej firmy, która zajmuje się płatnościami. Przestępca czyta korespondencję, poznaje rytm faktur i czeka na moment, w którym zbliża się duży przelew. Wtedy wysyła wiadomość z tej samej skrzynki lub z adresu różniącego się jedną literą: "zmieniliśmy bank, prosimy o płatność na nowy rachunek".
Faktura wygląda poprawnie, bo często jest prawdziwą fakturą z podmienionym numerem. Zmienia się tylko jedno pole. Dlatego księgowa, która widzi znajomego kontrahenta i zgodną kwotę, nie ma powodu się zatrzymać. Strata wychodzi na jaw tydzień później, gdy dostawca upomina się o zapłatę.
Sygnały, które powinny zatrzymać przelew
- Faktura z innym rachunkiem niż w poprzednich miesiącach, bez wcześniejszego uprzedzenia telefonicznego.
- Rachunek w banku, z którym dostawca dotąd nie współpracował, albo konto prywatne zamiast firmowego.
- Nacisk na pilność: "prosimy o przelew dziś, bo kończy się termin promocji".
- Adres nadawcy z literówką w domenie lub inna skrzynka niż zwykle.
- Prośba, by nie dzwonić pod dotychczasowy numer, bo "księgowość jest teraz niedostępna".
- Nowy dostawca, który prosi o przedpłatę na rachunek w zupełnie innej części kraju niż jego siedziba.
Procedura, która kosztuje minutę, a oszczędza całą fakturę
Skuteczna kontrola ma trzy kroki i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej. Po pierwsze, porównaj rachunek z poprzednią fakturą tego dostawcy. Jeśli numer się zmienił, traktuj to jako zdarzenie wymagające potwierdzenia, a nie rutynę.
Po drugie, sprawdź numer w bazie zgłoszeń oszustw. Sprawdzenie numeru rachunku weryfikuje poprawność sumy kontrolnej, pokazuje bank wynikający z numeru rozliczeniowego oraz liczbę zgłoszeń i schemat, w którym numer się pojawił. Wpis w bazie to mocny sygnał ostrzegawczy. Brak wpisu niczego nie gwarantuje, bo świeży rachunek mógł jeszcze nikogo nie oszukać.
Po trzecie, potwierdź zmianę innym kanałem. Zadzwoń na numer zapisany w Twojej umowie lub w starych dokumentach, nigdy na numer podany w mailu z prośbą o zmianę. Ta jedna rozmowa rozbija schemat, bo przestępca kontroluje skrzynkę, a nie telefon dostawcy.
Dlaczego ręczne sprawdzanie przestaje wystarczać
Przy kilku fakturach miesięcznie kontrola z głowy działa. Przy kilkuset już nie, bo każdy dodatkowy krok to czas, a pod koniec miesiąca przelewy idą taśmowo. Najczęściej zawodzi nie procedura, tylko jej pominięcie w najgorszym momencie.
Dlatego firmy z większą liczbą płatności przenoszą kontrolę do systemu. Rachunki dostawców trafiają na listę monitorowanych numerów, a po pojawieniu się zgłoszenia przychodzi alert. Kontrola nie zależy wtedy od tego, czy pracownik pamiętał. Biura rachunkowe, które księgują faktury wielu klientów, robią to na dużą skalę, o czym piszemy na stronie weryfikacji kontrahenta dla biur rachunkowych.
Jak ułożyć obieg faktur, żeby podmiana się nie przedostała
Dobry obieg rozdziela trzy role: osobę, która przyjmuje fakturę, osobę, która ją zatwierdza, i osobę, która zleca przelew. Podmiana rachunku wymaga zwykle oszukania tylko jednej z nich, więc każda dodatkowa para oczu obniża ryzyko. W małej firmie wystarczy, że zmiana rachunku dostawcy zawsze wymaga zgody drugiej osoby.
Warto też prowadzić listę zatwierdzonych rachunków dostawców i traktować każdą różnicę jako wyjątek. Jeśli akceptacja faktur kosztowych jest rozproszona po skrzynkach mailowych, pomaga narzędzie, które zbiera zatwierdzenia w jednym miejscu, na przykład elektroniczny obieg akceptacji faktur kosztowych. Dzięki temu widać, kto i kiedy zgodził się na płatność.
Co zrobić, gdy przelew już poszedł
Liczy się pierwsza doba. Zadzwoń do swojego banku i poproś o próbę odwołania przelewu oraz o kontakt z bankiem odbiorcy. Złóż zawiadomienie na policji i zachowaj wiadomości z nagłówkami, faktury i potwierdzenie przelewu. Powiadom dostawcę, bo jego skrzynka jest prawdopodobnie przejęta, i zmień hasła do poczty w obu firmach.
Szanse odzyskania pieniędzy spadają z każdą godziną, bo środki zwykle są szybko wypłacane lub przelewane dalej. Zgłoś też numer rachunku w bazie, żeby ostrzec inne firmy. Zgłoszenie wymaga potwierdzenia adresu e-mail i przechodzi moderację przed publikacją.
Dla kogo ma sens stałe sprawdzanie rachunków
Kontrola ręczna wystarcza firmie z kilkoma stałymi dostawcami. Stałe sprawdzanie przez API i monitoring opłaca się tam, gdzie płatności idą masowo: w biurach rachunkowych, działach finansowych z dużą liczbą dostawców, firmach z dynamicznie zmieniającą się listą kontrahentów oraz w platformach, które wypłacają pieniądze sprzedawcom. Szczegóły planów i limitów znajdziesz w cenniku, a sposób podłączenia opisuje dokumentacja API.
Liar nie ocenia kondycji finansowej firmy i nie zastępuje rejestrów urzędowych. Daje szybki sygnał, czy dany numer rachunku, telefon lub strona występują w zgłoszeniach oszustw, a to dokładnie ta informacja, której brakuje przy podmianie rachunku.