Dlaczego właśnie pierwszy przelew jest najgroźniejszy
Przy stałym dostawcy księgowa zauważa, że numer rachunku zmienił się względem poprzedniej faktury. Przy nowym kontrahencie nie ma z czym porównać. Oszust, który podszedł pod prawdziwą firmę albo założył własną spółkę tylko po to, żeby wystawić fakturę, korzysta dokładnie z tej luki.
Drugi problem to presja czasu. Faktura przychodzi z krótkim terminem, ktoś pyta o status płatności, a przelew idzie na ostatnią chwilę. Wtedy kontrola kończy się na porównaniu kwoty i NIP-u. Dlatego lista poniżej ma być krótka i powtarzalna, tak żeby dało się ją wykonać przy każdej nowej pozycji w kartotece dostawców.
Pięć rzeczy do sprawdzenia przed wysłaniem pieniędzy
- Dane rejestrowe. Sprawdź, czy NIP, nazwa i adres zgadzają się z KRS lub CEIDG i czy firma nie jest zawieszona ani w likwidacji. Rozbieżność w nazwie albo adresie to pierwszy sygnał do wyjaśnienia.
- Status podatnika VAT. Firma powinna być czynnym podatnikiem, a rachunek z faktury ujawniony w wykazie podatników. Przelew powyżej progu na rachunek spoza wykazu ma skutki podatkowe, więc nie jest to formalność.
- Numer rachunku. Poprawna suma kontrolna i polski bank to minimum. Sprawdź też, czy ten sam numer nie występuje w zgłoszeniach oszustw. Zrobisz to w sprawdzarce numeru rachunku.
- Zgodność kanału. Jeśli rachunek przyszedł mailem, a nie z umowy lub oficjalnej strony, potwierdź go telefonem na numer z rejestru, nie z podpisu w wiadomości. Przy okazji możesz sprawdzić sam numer w sprawdzarce telefonu.
- Adres strony i skrzynki. Domena założona kilka dni temu, literówka w nazwie firmy albo darmowa skrzynka zamiast firmowej to sygnały, które warto odnotować. Pomoże sprawdzenie strony kontrahenta.
Gdzie zwykle kończy się ręczna kontrola
Pięć kroków dla jednego dostawcy to kwadrans. Przy kilkudziesięciu nowych dostawcach miesięcznie, a tym bardziej w biurze rachunkowym obsługującym wielu klientów, robi się z tego etat. W praktyce kontrola skraca się do porównania NIP-u i kwoty, a właśnie wtedy podmieniony rachunek przechodzi.
Rozwiązaniem nie jest dokładniejsza checklista, tylko przeniesienie powtarzalnych kroków do systemu. Człowiek zostaje przy wyjątkach: fakturach, które system oznaczył do sprawdzenia.
Jak wygląda automatyczna kontrola rachunku w obiegu faktur
Przy każdej fakturze kosztowej system wysyła numer rachunku i NIP kontrahenta do API i dostaje kod wyniku. Wynik none oznacza brak sygnałów, więc faktura idzie dalej. review oznacza pojedynczy sygnał i krótką weryfikację ręczną. block zatrzymuje płatność, dopóki rachunek nie zostanie potwierdzony inną drogą.
Taka reguła działa także jako ślad kontrolny. Gdy księgowość albo audytor pyta, dlaczego przelew poszedł na konkretny rachunek, masz zapis, że numer był sprawdzony i jaki był wynik. Szczegóły zapytań i kodów opisuje dokumentacja API.
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, ten sam mechanizm zadziała dla wielu klientów jednocześnie, a lista rachunków dostawców może być objęta monitoringiem. Gdy numer z listy trafi do zgłoszeń, dostajesz powiadomienie, zanim kolejna faktura pójdzie do płatności. Konkretny scenariusz wdrożenia opisuje strona weryfikacja kontrahenta dla biur rachunkowych.
Czego brak wpisu w bazie nie mówi
Wynik bez sygnałów nie jest certyfikatem uczciwości. Rachunek nowo otwarty pod oszustwo może nie mieć jeszcze żadnych zgłoszeń. Dlatego baza zgłoszeń to jedna warstwa obok rejestrów i potwierdzenia kanałem, a nie zamiennik tych kroków.
Działa to też w drugą stronę. Wpis w bazie nie przesądza o winie właściciela rachunku, bo konto mogło zostać użyte bez jego wiedzy. Decyzję o wstrzymaniu przelewu podejmuje osoba odpowiedzialna za płatności, a wynik jest podstawą do pytania, nie do oskarżenia.
Procedura dla małej firmy bez wdrożeń
Jeśli nie masz jeszcze systemu obiegu faktur, wystarczy prosta zasada: każdy nowy rachunek dostawcy trafia do kartoteki dopiero po sprawdzeniu i potwierdzeniu, a zmiana rachunku istniejącego dostawcy wymaga potwierdzenia telefonicznego. Gdy firma ma już obieg dokumentów z akceptacjami, warto połączyć go z akceptacją faktur kosztowych według ścieżek, na przykład w narzędziach do autoryzacji i akceptacji faktur kosztowych, a sprawdzenie rachunku wpiąć jako krok przed akceptacją.
Warto też spisać, kto ma prawo zmienić rachunek w kartotece. Zazwyczaj jedna osoba, z drugą jako zatwierdzającą. Większość udanych podmian opiera się na tym, że jeden pracownik dostał jeden mail i sam zmienił numer.
Ile to kosztuje w porównaniu ze stratą
Plan Start kosztuje 199 zł miesięcznie i obejmuje do 2 000 sprawdzeń API oraz monitoring 20 numerów. Pojedyncza pomyłka przy średniej fakturze to zwykle więcej niż roczny abonament, a odzyskanie środków po przelewie na cudzy rachunek jest długie i niepewne. Plany dla większej liczby sprawdzeń znajdziesz w cenniku.